This area contains answers to common conceptual or technical questions about Mobipro products handled by our support staff, along with some tips and tricks that we have found useful and presented here as questions.
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| TaskTimer Konzeptionell - Zeit- & Aktivitätenmanagement |
| TaskTimer Konzeptionell - Projekt- & Businessmanagement |
| TaskTimer Konzeptionell - Generelle Verbesserungen |
| TaskTimer Technisch |
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TaskTimer Konzeptionell - Zeit- & Aktivitätenmanagement |
| Q | Kann in nur einem Schritt ein Termin für die ganze Woche eingegeben werden? |
| A | Ja, das ist möglich. Im Bereich Wiederholen des Termines können Sie die mittels der Auswahl "Via Kalender" die Wochennummer auf der rechten Seite doppelklicken und so werden alle Tage ausgewählt. |
| Q | Wie kann ich mich auf die wichtigsten Aktivitäten in meinem Tagesplan fokussieren? |
| A | TaskTimer beinhaltet eine gleichzeitig einfache aber klare Struktur für die Priorisierung Ihrer Aufgaben. Dies ermöglicht Ihnen, einerseits die wichtigen Aufgaben zu identifizieren und andererseits damit Ihre gesetzten Ziele zu erreichen. Nicht zuletzt durch konsequente Planung Ihrer Aktivitäten können Sie Zeit für andere Aktivitäten gewinnen. |
| Q | Wenn ich nun Aufgaben oder Termine in einem Projekt verändere, muss ich diese Anpassungen dann auch in meinem Tagesplan vornehmen? |
| A | Nein. Die vollständige Integration von TaskTimer zwischen Tagen, Wochen, Monaten, Aufgaben und Projekten bedeutet für Sie, dass Anpassungen - wo immer sie auch vorgenommen werden, sofort an allen anderen Stellen auch nachgeführt sind. |
| Q | In unserer Organisation fehlt es an Übersicht und Information, weil die Mitarbeiter in verschiedener Art miteinander kommunizieren. Kann TaskTimer uns dabei helfen? |
| A | Ja. Die bestehenden Vorlagen in TaskTimer stellen eine Verbesserung der Kommunikation sicher, da es den einzelnen Mitarbeiter zu einer strukturierten Arbeit und Kommunikation zwingt. |
| Q | Wie verschiebe oder verändere ich die Grösse eines Unterfensters (wie beispielsweise den Tagesplan) innerhalb von TaskTimer ohne die Verwendung der Maus? Wenn ich ALT-Leerschlag drücke, erhalte ich als Auswahl nur die Option Verschieben/Minimieren... |
| A | Nachdem Sie ALT-Leerschlag gedrückt haben, drücken Sie die rechte Pfeiltaste auf Ihrer Tastatur. Dies wird Ihnen die verfügbaren Funktionen des Unterfensters aktivieren. |
| Q | Wie kann ich auf einfache Weise eine Übersicht aller in meiner Abteilung pendenten Aktivitäten erhalten? |
| A | Mittels der Funktion Personenübersicht oder dem Tages-, Wochen- bzw. der Monatsplan erhalten Sie klare Übersichten von Plänen anderer Mitarbeiter und erhalten so das gute Gefühl, alle notwendigen Informationen jederzeit griffbereit und alles unter Kontrolle zu haben. |
| Q | Ich verwende viel Zeit mit der Buchung von Terminen. Kann TaskTimer mich hier unterstützen? |
| A | Eine Vielzahl von Funktionen, wie die Buchung von Terminen, die Verfügbarkeit von Ressourcen und Equipment, die automatisierte Weiterleitung von Einladungen, Besprechungsprotokollen und Word- oder Excel-Dokumenten helfen Ihnen bei der Einsparung von Zeit, die für die Terminvereinbarung mit anderen Mitarbeitern notwendig gewesen wäre. |
| Q | In der Adressliste der Personen ist kein Feld für die Firmentelefaxnummer vorgesehen. Verschiedene Personen innerhalb des gleichen Unternehmens haben möglicherweise verschiedene Faxnummern... |
| A | Sie können bestehende Namen der Felder anpassen. Beispielsweise kann das Feld Telefon durch Telefax ersetzt werden. Diese Anpassungen nehmen Sie unter dem Benutzernamen SYSOP vor. |
TaskTimer Konzeptionell - Projekt- & Businessmanagement |
| Q | Wie kann TaskTimer eine realistische Planung und ein effizientes Management meiner Projekte sicherstellen? |
| A | Mit TaskTimer erhalten Sie Leitfäden und Strukturen für eine einfache aber effiziente Steuerung Ihres Projektmanagements. Das beinhaltet neben klaren Regeln der Zugriffsberechtigungen auch die Verfügbarkeit von abteilungsübergreifenden Projektplänen. |
| Q | Wie kann ich eine verbesserte Übersicht zu den laufenden Projekten erhalten? |
| A | Mittels Nutzung der Funktion Status, den Statusindikatoren auf Basis der Projekte und der Statusautomatisierungsfunktion zwischen Projektverantwortlichem und Projektleiter. Diese Funktionen stellen strukturierte Reportingmöglichkeiten dar, die sowohl für Individuen wie auch ganze Organisationen eingesetzt werden können. |
| Q | Wie kann ich sicherstellen, dass Teamwork und Projektmanagement ohne wesentliche Probleme bei mir in der Abteilung eingeführt werden? |
| A | In TaskTimer können Sie neben dem Projektleiter auch einen Projektverantwortlichen festlegen. Das ermöglicht Ihnen ein Projekt an einen Projektleiter zu delegieren aber trotzdem noch die Übersicht über das Projekt zu behalten. |
| Q | Wie kann ich sicherstellen, dass eine Rationalisierung oder Optimierung der verfügbaren Ressourcen bei mir in der Abteilung stattfindet? |
| A | Die Projektauslastungsübersicht in TaskTimer gibt Ihnen eine klar strukturierte Übersicht der aktuellen Auslastung über eine ganze Abteilung bis hin zu einzelnen Mitarbeitern. Dies macht es Ihnen erst möglich, allfällige Überlastungen oder verfügbare Ressourcen von Ihren Mitarbeitern rechtzeitig zu erfassen. |
| Q | Projektteammitglieder haben ständig zu wenig Informationen über den Stand des Projektes. Wie kann TaskTimer hier helfen? |
| A | In TaskTimer können Sie zu Projekten Notizen, Word-, Excel oder PowerPoint-Dokumente anhängen. Alle Mitarbeiter, die Projektteammitglieder sind, erhalten sofort Zugriff auf diese Informationen und Sie erreichen damit eine Verbesserung der Gruppeneffizienz. |
TaskTimer Konzeptionell - Generelle Verbesserungen |
| Q | Wie nutze ich Szenarien? |
| A | Die Funktion Szenario können Sie eine unlimitierte Anzahl von TaskTimer "Desktops" erstellen, speichern und wieder abrufen. Diese geniale Funktion ermöglicht Ihnen jederzeit eine aktuelle Übersicht über eine aktuelle Situation (Szenario) anzuzeigen. |
| Q | Können OLE-Dokumente wie beispielsweise Word-, Excel- oder PowerPoint Dokumente angefügt werden? |
| A | Ja. In TaskTimer ist es möglich, OLE-Dokumente - wie beispielsweise ein Word-Dokument - zu einer Aktivitäten zu verknüpfen. Dabei ist auf die Anzahl von verknüpften Dokumenten keine Limitation gesetzt. Damit wird TaskTimer plötzlich auch zu einem Dokumentenverwaltungssystem. |
| Q | Wie kann Zeit für die Vorbereitung von Terminen gebucht werden? |
| A | Eine Funktion zur Buchung von Vorbereitungszeit ist in TaskTimer integriert. Sie haben dabei die Möglichkeit, eine Aufgabe, die als Vorbereitungszeit des Termines geplant wird, zu einem Termin zu verbinden. Dabei können Sie selbstverständlich die notwendige Zeit für die Vorbereitung selber bestimmen. Selbstverständlich wird in der internen Abrechnung die Zeit für die Vorbereitung mit in die Kalkulation übernommen. Und das alles mit einigen wenigen Klicks. |
| Q | Wie kann ich sehen, wer in welcher Firma tätig ist? |
| A | Das klassische Problem der Suche nach Mitarbeitern in einem Unternehmen hat mit TaskTimer ein ende. In TaskTimer sind Personen und Mitarbeiter in zwei verschiedenen Kategorien separiert und können untereinander verbunden werden. Mittels einmaligem Klick auf die Funktion Erweitern sind alle Personen die zu einer Firma verbunden sind sichtbar. Selbstverständlich auch umgekehrt! |
| Q | Wie können Sitzungszimmer und Equipment verwaltet werden? |
| A | Mittels TaskTimer können Sitzungszimmer separiert gebucht und verwaltet werden. Zudem kann jedem Sitzungszimmer eine verantworliche Person fest zugewiesen und bei Buchungen auch direkt eine Benachrichtigung ausgegeben werden. In Verbindung mit der Buchung von Sitzungen können Equipment wie beispielsweise Hellraumprojektoren, Fahrzeuge, Video-Geräte, Fernseher und noch vieles andere mehr zu einem Sitzungszimmer verbunden werden, so dass diese bei Buchung des Raumes ebenfalls für die gleiche Zeit reserviert werden. |
| Q | Können Notizen zu Nachrichten verbunden werden? |
| A | Ja, es ist möglich, kurze Nachrichten zu Terminbestätigungen oder -ablehnung mit zu senden. Diese Funktion ist gewollt einfach ausgelegt worden, denn nur so ist sichergestellt, dass der Urheber der Anfrage auch über jedwelche Vorkommnisse informiert wird. |
| Q | Kann festgelegt werden, ob eine Notiz für mich oder für jedermann ersichtlich sein soll? |
| A | Ja. Einerseits die die Funktion, mehrere Notizen zu einer Aktivität zu verbinden möglich und andererseits kann der Benutzer zu jeder einzelnen Notiz wählen, ob diese Notiz nun Privat oder für jedermann verfügbar sein soll. Beispielsweise kann diese Funktion verwendet werden, wenn nun eine Einladung an alle Teilnehmer versandt werden soll. Diese Notiz kann zuerst für Sie als "Privat markiert" erstellt werden und sobald diese fertiggestellt ist in die Kategorie Allgemein gewechselt werden und so an alle Teilnehmer verteilen. |
| Q | Wie können Eingaben schneller vollzogen werden? |
| A | Für eine schnelle Erstellung von Terminen, einem Kontakt oder einer Aufgabe können Sie die Beschreibung der Aktivität einfach in der entsprechenden Spalte eingeben. Selbstverständlich können Sie den Text so auch wieder editieren... |
TaskTimer Technisch |
| Q | Was ist ODBC? |
| A | Die Open Database Connectivity (ODBC) ist ein Application Programming Interface (API) welches es uns möglich macht, eine sichere und absolut stabile Umgebung zu schaffen. Standardmässig wird TaskTimer mit einer SyBase Adaptive Server Anywhere Datenbank ausgeliefert, die zentral auf dem Server abgelegt werden und für die TaskTimer Benutzer zugänglich sein muss. Aktuell sind zudem die folgende Datenbanken unterstützt: Microsoft SQL Server, Oracle 8/9i und 10. |
| Q | Was ist die Idee der Docking-Funktion und wie funktioniert das Docking? |
| A | Die Funktion des Docking erstellt beispielsweise auf der lokalen Harddisk eines Laptops eine Datenbank. Damit können Sie sich vom Netzwerk anmelden und - wo immer Sie sich befinden - jederzeit auf die Daten des TaskTimers zugreifen. Und dies nicht nur auf Ihre, sondern auch auf die Daten Ihrer Mitarbeiter. Die Funktion, damit Sie eine lokale Datenbank erstellen können nennt sich Docking. Den Docking-Prozess können Sie starten unter Datei, Docking. Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Docking-Prozess und erstellt in der Folge eine lokale Datenbank. Sobald Sie wieder zurück am Arbeitsplatz sind, können Sie die lokale Datenbank mit der Datenbank auf dem zentralen Server zusammenführen. Klicken Sie dazu beim Anmeldebildschirm des TaskTimers auf den Knopf "Haupt-DB" und befolgen Sie die Anweisungen. Die Daten auf Ihrer lokalen Harddisk werden dann in die zentrale Datenbank übertragen und aktualisiert. |
| Q | Wie verwende ich die Import/Export-Funktion? |
| A | Die Import-Funktion kann verwendet werden, um neue Daten in die TaskTimer Datenbank zu integrieren. Sie kann aber nicht verwendet werden, um bestehende Daten zu verändern. Die Import-Datei muss "kommasepariert" sein (CSV), mit oder ohne Felderbezeichnung. CSV-Dateien können von den aktuell gängigen Programmen standardmässig erstellt werden. Die Export-Funktion kann verwendet werden um bestehende Daten aus TaskTimer zu extrahieren und damit bespielsweise mit Excel andere Sortierungen oder Darstellungen/Kumulationen zu erstellen. Der Export ist jeweils auch ein kommasepariertes File mit oder ohne Felderbezeichnung. |
| Q | Warum ist im TaskTimer bereits eine Lizenznummer (TT62-L050-) installiert? |
| A | Diese Lizenznummer ist für die Verwendung des TaskTimers im Demo-Modus gedacht. Sobald Sie einen neuen Demo-Benutzer in der Datenbank anlegen, wird diese Lizenz für die Freischaltung von 50 Logins verwendet. Im TaskTimer gibt es keine Limitierung in Bezug auf die Anzahl Benutzer im Demo-Modus. Sobald die Anzahl Logins ausgenutzt wurden, können Sie bei uns eine kostenpflichtige Lizenz beziehen, die den TaskTimer wieder freischaltet. |
| Q | Nach der Installation habe ich nur eine englische Sprachversion vor mir. Meine Auswahl bei der Installation wird komplett ignoriert.. |
| A | Die Installationsroutine erstellt im Ordner %userprofile%, Anwendungsdaten, MOBIPRO, TaskTimer 2004 SQL eine Datei mit der Bezeichnung ttcfg.ini. Diese Datei beinhaltet einen Parameter mit dem Eintrag LANG=1. Dieser steuert die Anzeige des TaskTimers beim Benutzer. (LANG=0; Englisch - LANG=1; Deutsch - LANG=2; Französisch usw.) |
| Q | Ich kann meinen TaskTimer 4.x/5.x/6.1 nicht öffnen. Es werden jeweils Fehlermeldungen ausgegeben, dass die Datenbank nicht geöffnet werden kann... |
| A | Schliessen Sie TaskTimer vollständig (alle Benutzer die mit TaskTimer arbeiten) und starten Sie auf einem Arbeitsplatz folgende Funktion: Start, Programme, Mobipro oder TaskTimer, Datenbank Re-Index. Klicken Sie danach auf Weiter, Weiter und nochmals Weiter und danach auf Start. Einstellungen in diesem Menü sind grundsätzlich nicht notwendig. Das Datenbankreparatur-Programm überprüft die Datenbankkonsistenz und repariert die "korrupten" Einträge. Sobald die Re-Indizierung abgeschlossen ist, können Sie das Fenster mit Schliessen quittieren und dann TaskTimer starten. Problem gelöst? Falls nicht, lassen Sie NICHT nochmals den Re-Index laufen, sondern kontaktieren Sie uns bei Misserfolg unter unserer Rufnummer 044 / 734 44 24 um das weitere Vorgehen abzustimmen. |
| Q | Ich habe versehentlich einen Benutzer gelöscht. Sind nun alle Daten verloren? |
| A | Nein, nicht zwingend! Nehmen Sie aber sofort mit uns Kontakt unter der Rufnummer 044 / 734 44 24 auf. Wir informieren Sie dann gerne, wie's weiter geht! |
| Q | Ein Benutzer kann TaskTimer nicht mehr öffnen. Bei anderen Benutzern im Netzwerk läuft alles wie normal... Es wird zudem die Meldung angezeigt, dass der Benutzername unbekannt ist oder das Passwort falsch. Was kann ich tun? |
| A | Starten Sie TaskTimer mittels der Eingabe des Kurznamens SYSOP, Passwort ist normalerweise nicht gesetzt. Überprüfen Sie innerhalb des TaskTimers auf dem Menü Bearbeiten, Personen, ob Sie die Person noch in der Liste der Personen finden und· ob das T-Shirt der Person noch rot angezeigt wird (TaskTimer Benutzer)· überhaupt noch vorhanden ist (-> Datenbank Re-Index)· der Kurzname übereinstimmt mit der von Ihnen getätigten Eingabe· ein Passwort gesetzt wurde (Passwort Löschen ist aktiv). |
| Q | Ich habe einen Palm bzw. einen PocketPC wie beispielsweise HP IPaq oder Qtek und weiss nun nicht, welche Software ich wie installieren muss um eine Synchronisierung sicher zu stellen. |
| A | Installationshinweise für TaskTimer IntelliSync-Connector für Palm bzw. PocketPC-Geräte Folgende Softwarekomponenten benötigen Sie, um die Synchronisation der Daten Ihres PDAs mit TaskTimer (Version 5.x/6.x/2004) durchführen zu können: TaskTimer Version 5.x/6.x/2004 PDA-Software: Diese wird mit Ihrem PDA (Palm oder PocketPC-Gerät) mitgeliefert TaskTimer Intellisync-Connector: Dieser befindet sich auf einer TaskTimer 5.x CD oder kann aus dem Internet geladen werden PUMA Intellisync Version 4.0x oder 5.1.2 für Palm oder PocketPC-Geräte: Diese Schnittstellen-Software können Sie in unserem Internet-Shop erwerben. Bei der Installation der benötigten Softwarekomponenten sollten Sie eine bestimmte Reihenfolge beachten: Installation der TaskTimer Software. Sie können auf eine bestehende Installation zurückgreifen oder eine neue Installation durchführen und eine neue Datenbank erstellen. Installation der bei Ihrem PDA mitgelieferten Software. Diese Software "kennt" IntelliSync nicht, das Sie später installieren werden, so dass Sie hierbei eine Standard-Installation durchführen können. Installation des TaskTimer IntelliSync Connector. Sie können auch hier die Installation einfach durchlaufen lassen. Der Connector bewirkt, dass IntelliSync Ihren TaskTimer 5.x/6.x bzw. 2004 SQL automatisch erkennt. Der Connector muss nicht weiter konfiguriert werden. Installation der IntelliSync Schnittstelle: Installation von der Ihnen vorliegenden CD. Konfiguration der Intellisync-Schnittstelle: Eine detaillierte Installationsanleitung finden Sie unter dem nachfolgenden Link Für Palm Für PocketPC Natürlich stehen wir Ihnen auch für weitere Fragen unter der Rufnummer 044 / 734 44 24 zur Verfügung! |
| Q | Wo verändere ich die Anzeige der Telefonliste (Adressfeld 1, 2....) |
| A | Starten Sie TaskTimer mittels dem Kurznamen SYSOP, üblicherweise ohne Passwort, Wählen Sie aus dem Menü Optionen die Funktion SYSOP-def. Eigenschaften und danach die Registerkarte Feldnamen. |
| Q | Bei der Synchronisation zu meinem PocketPC oder Palm wird nach erfolgreicher Einstellung des verwendeten Treibers das TaskTimer API immer wieder angezeigt und der Benutzername ist jeweils wieder leer. |
| A | Starten Sie TaskTimer und lassen Sie diesen im Hintergrund geöffnet. Öffnen Sie den Intellisync. Wählen Sie die von Ihnen gewünschte Synchronisationsaufgabe und wählen Sie TaskTimer. Wählen Sie dann den ODBC Treiber TT_DB62. Sobald Sie das Bild der ODBC-Verbindung sehen mit dem Kurznamen dba und einem Passwort mit drei Sternen klicken Sie dort auf die Registerkarte Database und löschen Sie die Einträge im Feld "Database name" und "Database file". Dann sollte die Verbindung zur TaskTimer Datenbank richtig hergestellt werden können. |
| Q | Ich kann meine Synchronisation mit Lotus Notes R6 nicht durchführen. Es werden Fehlermeldungen aus nnotes.dll und andere ausgegeben. |
| A | Suchen Sie auf Ihrem Computer nach der Datei notes.ini und kopieren Sie diese in das Installationsverzeichnis im Laufwerk c:\. Normalerweise ist dieses Notes-Installationsverzeichnis zu finden unter c:\Notes oder c:\Programme\Notes. Starten Sie dann den TaskTimer neu und geben Sie die Verbindungsdetails zu Notes nochmals ein. |
